Успява ли Excel да посрещне нуждите на съвременните фасилити мениджъри?

Excel се е доказал през годините като изключително полезен инструмент, предоставящ редица функционалности за съхранение и обработка на информация. Това е и причината много организации да разчитат на него при управлението на своите фасилити и пропърти мениджмънт данни. Както всяка друга система, обаче, и Excel има своите недостатъци. Има сфери, където програмата не може да надскочи някои свои ограничения, особено що се касае до нарастващия обем на необходимите за ефективен фасилити мениджмънт данни, както и свободното им движение между различните специалисти. Нека разгледаме няколко примера:

1. Анализ на данните

Когато става дума за съхранението, извличането на информация и анализа на ограничени количества данни – Excel може да свърши чудесна работа. Но ако вземем предвид тенденциите във фасилити мениджмънт сферата – дигиталната трансформация, IoT, нарастващият брой сензори, можем да предположим с голяма доза увереност, че обемът на данни не само ще расте в бъдеще, но и ще играе все по-важна роля при взимането на бизнес решения. Управлението на данни и информация вече преминава на изцяло ново ниво. Съхранението на такива обеми данни в таблици се превръща в затруднение, поради неинтуитивното представяне на информацията там. То би затруднило повечето хора и на фасилити мениджърите би им отнело много време да сканират такива количества данни и да извлекат информацията, от която имат нужда.

2. Ръчно въвеждане

Едно от предимствата на Excel е, че форматът му се е превърнал в стандарт за много бизнес сфери. Следователно много софтуерни решения предлагат възможност за експорт на данните в Excel. Въпреки това ограничените възможности за интеграция на програмата с различни фасилити мениджмънт системи предполагат необходимост от ръчно въвеждане на данни от тези системи.

Това от своя страна автоматично увеличава възможността от допускане на грешка. Добавете и риска от сбъркано място на някоя формула или от въвеждане на неточна стойност и една малка грешка може да компрометира останалите данни. Така за кратко време информацията ви може да се окаже невярна, а базираните на нея решения – неточни.

3. Управление на данни

Excel позволява да създадете детайлни таблици с изключително богати променливи. Вие можете да създадете таблици, съдържащи бюджетни ограничения, крайни срокове, важни събития и други. Недостатък тук обаче е, че отговорността да проверявате регулярно тези детайлни таблици е ваша. Excel не предоставя механизъм за известяване за наближаващи срокове, финансови ограничения, несъответствия и др. По този начин важни детайли могат да останат пропуснати. Допълнително, за съвременния фасилити мениджмънт обменът на тези данни играе все по-важна роля. Специалистите имат нужда от система, която да позволява лесна съвместна работа и обмен на информация. Изискване, при посрещането на което Excel среща затруднения.

Отвъд Excel

Все повече компании полагат проактивни усилия да надскочат възможностите на Excel при съхранението и управлението на своите данни. Причините са, че бизнесът се развива и функционалностите на Excel, колкото и добри да са, вече не посрещат изискванията на компаниите. Особено във фасилити мениджмънт сектора. Поради тази причина все повече професионалисти се обръщат към специализирани системи, които да отговорят по-точно на техните нужди.

Съвременните софтуерни решения и в частност платформата FM Center, са разработени, за да отговорят възможно най-точно на вашите изисквания като фасилити мениджъри. Те ще ви помогнат ясно да видите какво точно се случва в управляваната от вас недвижима собственост. FM Center разполага с възможност да събира информация и данни от измервателни системи (водо-, електро- и газоснабдяване, ОВКИ и др.), както и от други софтуерни решения, които използвате (ERP, BMS и др.). Благодарение на тези функционалности вие можете да създавате всякакъв вид справки с минимални усилия и за отрицателно време. Ще генерирате справки по разходни центрове, за свободни и заети площи и много други. По този начин получавате свободата да се съсредоточите в по-важни дейности, с повече добавена стойност, да оптимизиратe своите разходи и да подобрите услугите си по фасилити мениджмънт.

Разбира се, ако има необходимост, FM Center ви позволява да експортирате данните от системата в различни формати, включително в Excel.

Убедете се сами в предимствата на FM Center! Изтеглете електронната книга Excel vs. FM Center!

Споделете публикацията: